Ako si nastaviť Outlook: podpis, mobil, automatická odpoveď a pravidlá

Rýchly prehľad:

V Outlooku si môžete nastaviť podpis, automatické odpovede, pravidlá na triedenie správ aj prístup k e-mailu v mobile. Postup sa mierne líši podľa toho, či používate nový Outlook, klasický Outlook alebo webovú verziu.

V článku nájdete jednotlivé nastavenia krok za krokom pre obe hlavné verzie Outlooku, aby ste sa nemuseli orientovať podľa odlišného rozhrania sami.

Ako si nastaviť podpis v Outlooku?

Podpis môžete automaticky pridávať do nových správ, odpovedí aj preposlaných e-mailov. Ak používate viac účtov alebo potrebujete osobitný pracovný a súkromný podpis, Outlook umožňuje vytvoriť viacero verzií.

Nový Outlook a Outlook na webe

1. Otvorte Nastavenia.
2. Prejdite na Kontá → Podpisy.
3. Kliknite na + Pridať podpis.
4. Podpis pomenujte a vložte jeho obsah.
5. Nastavte, či sa má automaticky pridávať k novým správam, odpovediam alebo preposielaným e-mailom.
6. Uložte zmeny.

Klasický Outlook

1. Otvorte Súbor → Možnosti → Pošta → Podpisy.
2. Kliknite na Nový.
3. Podpis pomenujte a upravte jeho obsah.
4. Nastavte predvolený podpis pre nové správy a samostatne pre odpovede či preposielanie.
5. Potvrďte zmeny.

Do pracovného podpisu obyčajne patrí meno, pozícia, telefón, web a prípadne firemné logo. Veľkosť loga odporúčame udržiavať v rozmedzí 150 až 200 px a jeho dátovú veľkosť ideálne do 100 kB. Vďaka tomu sa bude v podpise správne zobrazovať aj na mobilných zariadeniach a nebude zbytočne navyšovať objem odosielaných e-mailov.

Ak máte vytvorených viac podpisov, pri písaní správy medzi nimi môžete podľa potreby prepínať.

Ako nastaviť Outlook v mobile

Najjednoduchšie je použiť aplikáciu Microsoft Outlook pre iOS alebo Android.

1. Nainštalujte Outlook z App Store alebo Google Play.
2. Otvorte aplikáciu a zadajte svoju e-mailovú adresu.
3. Prihláste sa do účtu.
4. Ak používate dvojfaktorové overenie, potvrďte prihlásenie.
5. Ďalší účet môžete neskôr pridať v nastaveniach aplikácie.

Pri účtoch Microsoft 365, Outlook.com alebo Exchange sa po prihlásení synchronizuje e-mail a podľa typu účtu aj kalendár či kontakty.

Ak účet pridáte iba cez IMAP alebo POP, Outlook synchronizuje predovšetkým e-mail. Kalendár a kontakty sa pri takomto pripojení nemusia preniesť.

Správca firemného účtu môže v závislosti od bezpečnostných potrieb organizácie požadovať prísnejšie zabezpečenie, ako je správa prostredníctvom Microsoft Intune, registrácia vášho zariadenia alebo vytvorenie PIN kódu pre aplikáciu.

Precíčtajte si aj: Ako preniesť Microsoft Office 365 na nový počítač.

Ako nastaviť automatickú odpove, keď ste mimo kancelárie

Automatickú odpoveď využijete počas dovolenky, služobnej cesty alebo inej neprítomnosti. Do správy môžete uviesť dátum návratu aj kontakt na kolegu, ktorý vás zastupuje.

Nový Outlook a Outlook na webe

1. Otvorte Nastavenia → Kontá → Automatické odpovede.
2. Zapnite automatické odpovede.
3. Ak chcete, nastavte začiatok a koniec ich platnosti.
4. Napíšte text odpovede.
5. Pri pracovnom účte môžete nastaviť inú správu pre ľudí vo firme a inú pre externých odosielateľov.
6. Uložte nastavenie.

Klasický Outlook

1. Otvorte Súbor → Automatické odpovede.
2. Vyberte možnosť Posielať automatické odpovede.
3. Nastavte časové obdobie.
4. Vyplňte správu pre kolegov a prípadne samostatnú správu pre ľudí mimo organizácie.
5. Potvrďte nastavenie.

Zabudovanú funkciu automatických odpovedí podporujú napríklad účty Outlook.com, Microsoft 365 a Exchange. Pri Gmaili, Yahoo alebo účtoch pripojených cez POP či IMAP ju Outlook nemusí ponúknuť.

V takom prípade je najspoľahlivejšie nastaviť správu o neprítomnosti priamo v rozhraní vášho e-mailového poskytovateľa.

Ako alternatívu môžete v klasickom Outlooku použiť pravidlo odpovede so šablónou. Aby však toto riešenie fungovalo, Outlook musí zostať počas vašej neprítomnosti zapnutý.

Ako vytvoriť pravidlá na triedenie pošty?

Pravidlá vám pomôžu automaticky presúvať, označovať alebo spracovávať prichádzajúce správy podľa podmienok, ktoré si nastavíte.

Použiť ich môžete napríklad na:

• presun newsletterov do samostatného priečinka,
• triedenie správ podľa odosielateľa,
• rozdelenie pošty podľa projektu alebo klienta,
• označenie správ s konkrétnym slovom v predmete,
• presun automatických notifikácií mimo hlavnej doručenej pošty.

Nový Outlook a Outlook na webe

1. Otvorte Nastavenia → Pošta → Pravidlá.
2. Kliknite na Pridať nové pravidlo.
3. Zadajte jeho názov.
4. Vyberte podmienku, napríklad konkrétneho odosielateľa alebo text v predmete.
5. Nastavte akciu, napríklad presun do priečinka alebo označenie správy.
6. Uložte pravidlo.

Pri niektorých externých účtoch, napríklad Gmail, Yahoo alebo iCloud, nemusia byť v novom Outlooku dostupné rovnaké možnosti pravidiel ako pri účtoch Microsoft.

Klasický Outlook

1. Na karte Domov kliknite na Pravidlá → Spravovať pravidlá a upozornenia.
2. Vyberte Nové pravidlo.
3. Použite pripravenú šablónu alebo si vytvorte vlastné podmienky.
4. Nastavte akciu a prípadné výnimky.
5. Pravidlo uložte.

Klasický Outlook pracuje s dvoma typmi pravidiel: serverovými a klientskymi (viazanými na desktopovú aplikáciu).

Na rozdiel od serverových pravidiel, ktoré fungujú nepretržite aj pri vypnutom počítači, klientske pravidlá ku svojmu behu vyžadujú neustále spustenú aplikáciu klasického Outlooku.

Tento rozdiel je podstatný predovšetkým vtedy, keď pravidlá využívajú šablóny, lokálne priečinky alebo iné špecifické funkcie desktopového klienta.

Aké sú rozdiely medzi novým a klasickým Outlookom?

• Nový Outlook má modernejšie rozhranie a väčšinu nastavení otvoríte cez ikonu ozubeného kolieska. Podpis, účty a automatické odpovede nájdete najmä v sekcii Kontá, pravidlá v sekcii Pošta.
  
• Klasický Outlook používa pás kariet a ponuku Súbor. Nájdete v ňom položky ako Možnosti, Pravidlá a upozornenia alebo samostatné okno na správu podpisov.

Na niektorých počítačoch môže byť dostupný aj prepínač medzi novým a klasickým Outlookom. 

Kde Outlook získať

Klasický Outlook nie je súčasťou každého balíka Office. Office Home 2024 ho neobsahuje, no v balíku Office Home & Business 2024 už Outlook nájdete. Túto verziu máme dostupnú aj v ponuke na Softverovo.

Desktopový Outlook je súčasťou aj vybraných plánov Microsoft 365, ktoré si môžete zakúpiť priamo u nás.

Nový Outlook pre Windows ponúka Microsoft aj ako samostatnú bezplatnú aplikáciu a na mnohých novších zariadeniach s Windows 11 býva už predinštalovaný.

Ak si nie ste istí, či je pre vás vhodnejšia jednorazová licencia alebo predplatné, pozrite si naše porovnanie Microsoft 365 alebo trvalá licencia Office.

Aktuálne dostupné licencie nájdete v kategórii Microsoft Office.

Zdroje:

• Microsoft Support – Pridanie a zmena podpisu v Outlooku
• Microsoft Support – Nastavenie automatických odpovedí mimo pracoviska
• Microsoft Support – Používanie pravidiel v Outlooku
• Microsoft Support – Pravidlá pre automatickú odpoveď mimo kancelárie
• Microsoft Support – Synchronizácia kalendára a kontaktov v mobile

FAQ