Excel pre začiatočníkov: 10 funkcií a nástrojov vysvetlených jednoducho

Excel nemusí byť zložitý. Na bežnú prácu nepotrebujete poznať stovky funkcií ani programovať. Už niekoľko základných vzorcov vám pomôže rýchlejšie spočítať objednávky, nájsť cenu produktu, vyhodnotiť plán alebo vytvoriť prehľad z veľkej tabuľky.

Ukážeme si 10 praktických funkcií a nástrojov krok za krokom. Začíname úplne od základov, takže nevadí, ak ste zatiaľ Excel používali iba na zapisovanie čísel.

Obsah článku

Najprv úplný základ: čo znamená B2 alebo B2:B10?

Excel je rozdelený na malé políčka, ktoré sa nazývajú bunky.

Každá bunka má svoju adresu:

• A1 = stĺpec A, riadok 1,
• B2 = stĺpec B, riadok 2,
• C15 = stĺpec C, riadok 15.

Ak vidíte zápis:

B2:B10

znamená to všetky bunky od B2 až po B10.

Vzorec v Exceli vždy začína znakom:

=

Postup je jednoduchý:

1. kliknite do bunky, v ktorej chcete vidieť výsledok,
2. napíšte alebo skopírujte vzorec,
3. stlačte Enter,
4. Excel zobrazí výsledok.

A čo bodkočiarka vo vzorcoch?

V príkladoch nižšie používame anglické názvy funkcií, napríklad SUM, IF alebo XLOOKUP, ktoré používa aj slovenská dokumentácia Microsoftu.

Jednotlivé argumenty vzorca oddeľujeme bodkočiarkou:

=IF(B2>=100;“Splnené“;“Nesplnené“)

Oddeľovač však závisí od regionálnych nastavení počítača. Ak vám vzorec s bodkočiarkou nefunguje, Excel môže vyžadovať čiarku.

1. SUM: spočítajte čísla bez kalkulačky

Povedzme, že máte v stĺpci B hodnoty desiatich objednávok:

• B2 = 100 €
• B3 = 250 €
• B4 = 80 €
• a ďalšie hodnoty až po B10.

Chcete zistiť ich celkovú hodnotu.

Kliknite napríklad do bunky B11 a napíšte:

=SUM(B2:B10)

Stlačte Enter.

Excel spočíta všetky hodnoty od B2 po B10 a do B11 vloží výsledok.

Ešte rýchlejšia cesta: Kliknite do bunky pod číslami a vo Windowse stlačte: Alt + =

Excel sa pokúsi rozsah rozpoznať automaticky a vloží SUM za vás.

2. AVERAGE: zistite priemer

Máte v bunkách B2 až B10 napríklad mesačné tržby a chcete vedieť ich priemernú hodnotu?

Kliknite do prázdnej bunky a zadajte:

=AVERAGE(B2:B10)

Excel všetky čísla spočíta a vypočíta z nich priemer.

Použiť to môžete napríklad na priemernú cenu objednávky, priemernú spotrebu alebo známku v škole či priemerný mesačný predaj. 

Ak Excel zobrazí napríklad:

127,483726 €

nemusíte vzorec meniť. Stačí znížiť počet zobrazených desatinných miest pomocou formátovania bunky.

3. COUNTIF: koľkokrát sa niečo v tabuľke nachádza?

Predstavte si zoznam 100 objednávok.

V stĺpci A máte mesto zákazníka a chcete zistiť, koľko objednávok prišlo z Bratislavy. 

A

Bratislava

Košice

Bratislava

Žilina

Bratislava

Použite:

=COUNTIF(A2:A100;“Bratislava“)

Excel prejde bunky od A2 po A100 a spočíta všetky, v ktorých je napísané „Bratislava“.

COUNTIF môžete použiť aj na čísla. Ak sú v stĺpci B hodnoty objednávok a chcete vedieť, koľko z nich bolo vyšších ako 100 €:

=COUNTIF(B2:B100;“>100″)

Excel vám vráti počet takých objednávok.

4. SUMIF: koľko sme predali napríklad v Bratislave?

Funkcia SUMIF je ešte komplexnejšia.

Príklad:

Mesto	Tržba
Bratislava	100 €
Košice	250 €
Bratislava	300 €
Žilina	150 €
Košice	120 €

Stĺpec A obsahuje mesto a stĺpec B hodnotu objednávky a chcete zistiť, koľko eur priniesli všetky objednávky z Bratislavy dohromady.

Použite:

=SUMIF(A2:A100;“Bratislava“;B2:B100)

Čo jednotlivé časti znamenajú?

• A2:A100 = kde Excel hľadá mesto,
• „Bratislava“ = čo má hľadať,
• B2:B100 = ktoré čísla má následne spočítať.

Nemusíte teda objednávky filtrovať a ručne sčítavať.

5. IF: nechajte Excel rozhodnúť za vás

Predstavte si, že vo vašom obchodnom tíme majú obchodníci cieľ 100 objednávok mesačne.

V bunke B2 je jeho výsledok.

Chcete, aby Excel automaticky napísal:

• „Splnené“, ak dosiahol aspoň 100,
• „Nesplnené“, ak má menej.

Použite:

=IF(B2>=100;“Splnené“;“Nesplnené“)

• Ak je v B2 číslo 120, výsledok bude: Splnené
• Ak je tam 80:Nesplnené

Funkcia IF sa dá neskôr kombinovať s ďalšími podmienkami, ale na začiatok úplne stačí pochopiť princíp:

Ak platí toto → urob toto. Inak → urob niečo iné.

6. IFERROR: namiesto chybovej hlášky zobrazte niečo zrozumiteľné

Predstavte si, že chcete vydeliť hodnotu z B2 hodnotou z C2:

=B2/C2

Ak však bude v C2 nula, Excel nemôže výpočet vykonať a zobrazí chybu. Môžete preto použiť:

=IFERROR(B2/C2;““)

Ak výpočet funguje, Excel zobrazí výsledok a ak vznikne chyba, zobrazí namiesto nej prázdnu bunku. Môžete použiť aj vlastný text:

=IFERROR(B2/C2;“Nedá sa vypočítať“)

Pozor však na jednu vec: chyby niekedy upozorňujú na problém v dátach. IFERROR preto nepoužívajte len preto, aby ste všetky problémy v tabuľke schovali.

7. XLOOKUP: nájdite cenu podľa kódu produktu

XLOOKUP sa hodí vtedy, keď máte väčšiu tabuľku a podľa jednej hodnoty chcete automaticky nájsť inú. Napríklad máte zoznam produktov s kódmi a cenami:

Kód produktu	Cena
ABC01	19 €
ABC02	25 €
ABC03	39 €

Vedľa tabuľky si vytvoríte jednoduché vyhľadávanie. Do bunky D2 napíšete kód produktu, ktorého cenu chcete zistiť, napríklad ABC02. Do vedľajšej bunky E2 potom vložíte vzorec:

=XLOOKUP(D2;A2:A4;B2:B4)

Excel sa pozrie, aký kód je v bunke D2, nájde ho v stĺpci A a z rovnakého riadku vráti cenu zo stĺpca B. V našom príklade teda nájde kód ABC02 a v bunke E2 zobrazí 25 €.

Výhoda je v tom, že vzorec už nemusíte meniť. Ak v bunke D2 prepíšete ABC02 na ABC03, Excel automaticky zobrazí cenu 39 €.

Jednoducho povedané:

• D2 = čo hľadám,
• A2:A4 = kde to hľadám,
• B2:B4 = akú hodnotu chcem dostať späť.

XLOOKUP je dostupný v Office 2021, Office 2024 a Microsoft 365. V Exceli 2019 dostupný nie je. Ak podobné vyhľadávanie používate často, môže byť práve toto jeden z praktických dôvodov na novší Office 2021 alebo Office 2024.

8. TRIM: odstráňte prebytočné medzery

Predstavte si, že máte v bunke A2 meno zákazníka, ale po skopírovaní z iného systému vyzerá takto:

  Ján     Novák   

Chcete z neho dostať čistý text:

Ján Novák

Do vedľajšej prázdnej bunky, napríklad B2, vložte vzorec:

=TRIM(A2)

Excel tým dostane jednoduchý pokyn: vezmi text z bunky A2, odstráň zbytočné medzery a výsledok zobraz v B2.

Výsledok teda bude:

• A2: Ján Novák
• B2: Ján Novák

Ak máte takto znečistených viac mien pod sebou, nemusíte vzorec písať zakaždým. Stačí chytiť pravý dolný roh bunky B2 a potiahnuť vzorec smerom nadol. Excel ho automaticky prispôsobí pre ďalšie riadky.

Prečo niekedy TRIM nepomôže?

Pri textoch skopírovaných z webu sa môže stať, že medzery nie sú obyčajné, ale ide o takzvané pevné medzery. Tie TRIM nemusí odstrániť.

Ak je pôvodný text stále v bunke A2, vložte do prázdnej bunky B2 tento vzorec:

=TRIM(SUBSTITUTE(A2;CHAR(160);“ „))

Excel najskôr nahradí pevnú medzeru obyčajnou a potom pomocou TRIM odstráni nadbytočné medzery.

Nemusíte si tento dlhší vzorec pamätať. Dôležité je vedieť, že pôvodný text zostáva v A2 a vyčistený výsledok sa zobrazí v inej bunke, napríklad B2.

9. &: spojte dve bunky do jednej

Ak máte meno a priezvisko v dvoch samostatných bunkách, Excel ich vie jednoducho spojiť do jednej. Povedzme, že v bunke A2 máte meno Ján a v bunke B2 priezvisko Novák. Do prázdnej bunky C2, kde chcete mať celé meno, vložte vzorec:

=A2&“ „&B2

Excel vezme obsah bunky A2, pridá medzi neho a obsah bunky B2 jednu medzeru a v bunke C2 zobrazí výsledok Ján Novák. Úvodzovky s medzerou “ “ teda slúžia len na to, aby sa meno a priezvisko nezlepili do tvaru JánNovák.

Rovnakým spôsobom môžete spojiť aj ulicu s číslom domu, názov produktu s jeho kódom alebo viac častí adresy. Ak máte takýchto riadkov viac, vzorec stačí z bunky C2 potiahnuť smerom nadol a Excel ho automaticky prispôsobí ďalším menám.

Pri zložitejšom spájaní viacerých textov existuje aj funkcia TEXTJOIN, ale na jednoduché spojenie dvoch buniek je & najprehľadnejšie riešenie.

10. Kontingenčná tabuľka: vytvorte prehľad bez písania vzorcov

Predstavte si, že máte 5 000 objednávok.

Každý riadok obsahuje:

• dátum,
• zákazníka,
• región,
• produkt,
• obchodníka,
• hodnotu objednávky.

Ak chcete zistiť, koľko ste predali v jednotlivých regiónoch každý mesiac, nemusíte vytvárať desiatky vzorcov. Kliknite do tabuľky a vyberte:

Vložiť → Kontingenčná tabuľka

Excel vytvorí nový priestor, kde môžete jednotlivé údaje presúvať do polí:

• Riadky,
• Stĺpce,
• Hodnoty,
• Filtre.

Napríklad:

• do Riadkov dáte Región,
• do Stĺpcov Mesiac,
• do Hodnôt Tržba.

A Excel vytvorí hotový prehľad.

Kontingenčné tabuľky sú jeden z prvých nástrojov, ktoré sa oplatí naučiť po základných vzorcoch. Pri väčších dátach dokážu ušetriť podstatne viac času než ručné filtrovanie.

Bonus: 2 jednoduché veci, ktoré zrýchlia skoro každú tabuľku

1. Ctrl + T – premeňte obyčajné dáta na tabuľku

Kliknite do svojich dát a stlačte Ctrl + T. Excel z rozsahu vytvorí tabuľku a vy získate automatické filtre, jednoduchšie formátovanie a automatické rozširovanie pri pridaní nových riadkov.

Ak pravidelne pracujete so zoznamami objednávok, kontaktov alebo produktov, je to jedna z najužitočnejších skratiek.

2. Podmienené formátovanie – nech Excel upozorní na problém

Ak máte v tabuľke desiatky alebo stovky riadkov, nemusíte každú hodnotu kontrolovať očami. Podmienené formátovanie vie automaticky zvýrazniť bunky podľa pravidiel, ktoré si nastavíte.

Predstavte si napríklad tabuľku s mesačnými výsledkami. Chcete okamžite vidieť, kde ste skončili v strate. 

• Stačí označiť bunky s číslami, v hornom menu prejsť na Domov → Podmienené formátovanie a nastaviť pravidlo pre hodnoty menšie ako nula. Excel potom všetky záporné čísla automaticky zvýrazní.

Rovnakým spôsobom si môžete nechať označiť duplicity, najvyššie alebo najnižšie hodnoty, prípadne farebne odlíšiť splnené a nesplnené ciele. Výhodou je, že keď sa čísla v tabuľke neskôr zmenia, zvýraznenie sa prispôsobí automaticky.

Ktorú verziu Excelu potrebujete?

Na základné funkcie ako SUM, AVERAGE, IF či COUNTIF nepotrebujete najnovší Excel. Rozdiel začnete cítiť najmä pri modernejších funkciách, napríklad XLOOKUP.

Ak chcete Office kúpiť jednorazovo a používať ho bez pravidelného predplatného, môžete siahnuť po trvalej licencii.

V našom e-shope nájdete napríklad Office 2021 Professional Plus, ktorý obsahuje Excel a podporuje XLOOKUP.

Ak chcete novšiu generáciu s dlhšou zostávajúcou podporou, pozrite si Office 2024 Standard alebo Office 2024 Professional Plus.

Rozdiel medzi generáciami podrobnejšie vysvetľujeme v článkuOffice 2021 alebo 2024: ktorý sa oplatí viac.

Zdroje

• Microsoft Support – Zoznam funkcií Excelu podľa abecedy 
• Microsoft Support – Funkcia IF 
• Microsoft Support – Funkcia XLOOKUP 
• Microsoft Support – Vyhľadávacie a referenčné funkcie Excelu 
• Microsoft Support – Operátory a poradie výpočtov v Exceli 
• Microsoft Support – Funkcia TRIM a práca s medzerami v texte 
• Microsoft Support – Regionálne nastavenia a oddeľovače vo vzorcoch 
• Softverovo – Microsoft Office 
• Softverovo – Office 2021 
• Softverovo – Office 2024

FAQ